Елена Пивоварова: «Моя методика упрощает жизнь специалистам по закупкам»

© Из личного архива героя публикации Елены Пивоваровой

Специалист по управлению финансами — о том, как ее авторские разработки помогают упростить работу с госзакупками предприятиям от малых до крупных.

В России растет объем госзакупок. За девять месяцев 2023 года госзаказчики заключили 2,4 млн контрактов на сумму 8,5 трлн рублей, что на 12 и 11 % соответственно больше аналогичных показателей прошлого года, сообщает Минфин РФ. В ситуации интенсивной работы специалистов по закупкам в условиях высокой ответственности особое значение приобретают решения, позволяющие снизить их трудозатраты и повысить результативность. Такие, например, как инструменты интеграции баз данных и автоматизации. Специалист по управлению финансами Елена Пивоварова внедрила авторскую методику оптимизации финансовых расчетов в сфере закупок в работу крупного федерального госучреждения, что помогло оптимизировать расчеты в системе госзакупок и снизить трудозатраты сотрудников, которые этим занимаются. О том, почему эта разработка полезна и крупным, и мелким российским предприятиям, Елена рассказала в интервью «Топ-ньюс».

Елена Пивоварова – эксперт в области управления закупками, член Вольного экономического общества России и автор статей об оптимизации финансовых расходов в малом и среднем бизнесе, опубликованных в журналах «Экономика и бизнес: теория и практика», «Экономика и жизнь» и других.

Елена, как заместитель главного экономиста в федеральном госучреждении вы отвечаете в том числе за проведение госзакупок. Насколько хорошо этот процесс отрегулирован в российских компаниях?

- К сожалению, бизнесмены в России часто недооценивают процесс закупок, из-за этого заключаются контракты с недобросовестными поставщиками, что в дальнейшем приводит к потере денег и времени. Необходимо осознавать, что закупки – очень важная часть работы компании: от успешности их проведения напрямую зависит материально-техническая база и формирование цены конечного продукта. Поэтому надо с самого начала выработать стратегию, которая обеспечит бесперебойное поступление необходимого сырья и оборудования и в конечном счете поможет компании повысить конкурентоспособность и минимизировать издержки. Кроме того, это снизит трудозатраты сотрудников, которые отвечают за закупки, анализируют ситуацию на рынке, выбирают поставщиков и контролируют запасы товаров компании. На крупных предприятиях, где объемы закупаемых товаров, работ и услуг велики, это достаточно трудоемкий процесс.

Вы разработали систему оптимизации процесса закупок, которая позволяет проводить их быстрее и точнее формировать документы. Что подтолкнуло к изысканиям?

- Я давно занимаюсь финансами. В крупное федеральное госучреждение, где я работаю сейчас, я пришла в 2014 году — меня пригласили на должность экономиста планово-экономического отдела. В мои обязанности входили сбор и анализ данных о финансово-хозяйственной деятельности, калькуляция доходов и расходов предприятия. Начав работу с госзакупками, я с удивлением обнаружила, что все расчеты в нашем отделе выполняются по старинке. Это и заставило меня задуматься о том, как оптимизировать процессы, чтобы ускорить работу, увеличить объем обработки данных и в конечном счете упросить работу специалисту, который занимается закупками. Я самостоятельно прошла углубленные онлайн-курсы, после чего начала внедрять полученные знания в свой рабочий процесс. В результате мне удалось создать систему, которая позволяет с помощью MS Excel и определенных математических формул оптимизировать расчеты в системе госзакупок.

Статью, посвященную вашей методике оптимизации финансовых расчетов в сфере закупок» опубликовал в ноябре журнал «Экономика и жизнь». Расскажите, как эта разработка помогает решать существующие проблемы?

- Чтобы сократить время на расчеты, проверку документации и отчетность, я разработала сводные таблицы с формулами, которые позволяют ускорить процесс сбора и анализа необходимой информации. Используя эти таблицы, можно, например, увидеть сумму коммерческих предложений всех поставщиков, получить автоматический расчет средней цены за единицу, а если поставщики подобраны неверно – наглядно убедиться в этом. Бывает, что в процессе внесения закупок выявляется недостаточность финансов – в таблице это можно увидеть сразу после внесения данных.

Другая моя таблица разработана для удобства автоматизированного свода итоговых данных по финансовым годам закупок, по статьям, подразделениям, которые инициируют закупку, и так далее. Процесс сбора данных с такими таблицами очень упрощается, а трудозатраты и количество ошибок сокращаются.

Ваши разработки значительно облегчают работу специалиста по закупкам, и как следствие, экономит ресурсы предприятия. Знаю, что в крупном федеральном госучреждении, в котором вы работаете, ваш метод взяли на вооружение все подразделения, где занимаются подготовкой документов на закупки. Насколько он подходит другим предприятиям?

- Полностью. Как правило, специалистам финансово-экономических отделов приходится выполнять однотонную и кропотливую работу, в которой велик риск ошибки. Каждая организация в России, которая тем или иным образом имеет отношение к государственным или муниципальным закупкам, используя мои разработки, может существенно оптимизировать и ускорить эти процессы. В зависимости от потребностей конкретной организации таблицы и столбцы можно корректировать под себя. Замечу, что работать с такими таблицами можно в любой удобный момент, независимо от наличия интернета, что позволяет оптимально использовать рабочее время. Например, в «Электронный бюджет» – программа, которую используют все организации-участники бюджетного процесса – без интернета доступ может быть ограничен. Работа по моей методике в этом смысле проще.

Методика позволяет специалистам по закупкам обходиться без интернета и сложных дорогостоящих программных решений. Насколько она применима в небольших организациях?

- Крупное федеральное госучреждение, где я работаю, – одно из крупнейших организаций страны в своей отрасли, и я вижу, насколько моя методика ей оказалась полезна. Что касается небольших организаций, то они вообще могут обойтись без специального ПО, ограничившись специально разработанными электронными таблицами с формулами, например Excel, которые помогут быстро собрать и обработать нужную информацию по закупкам.

Вы специалист в сфере оптимизации финансовых затрат в малом и среднем бизнесе. Как оцениваете нынешнее состояние сферы закупок?

- В прошлом году все участники закупочной деятельности в России столкнулись с проблемами, связанными с санкциями и отсутствием иностранных поставщиков. Чтобы упростить ситуацию на рынке и поддержать отечественных поставщиков, государство приняло меры на законодательном уровне. Одной из таких мер является цифровизация закупочной деятельности, которая набирает обороты. Уверена, что внедрение новейших технологий поможет оптимизировать процессы закупок, обеспечит открытость и прозрачность закупочной деятельности.

Намерены ли вы совершенствовать свою методику?

Безусловно. Процесс сбора, подготовки и формирования пакета документов на закупки с каждым годом усложняется, и особенно актуально это для крупных организаций. У грамотных закупщиков, как правило, всегда есть свои наработки, учитывающие специфику товаров и необходимые аспекты закупочной деятельности организации. Я именно из таких специалистов: не могу не думать о способах упростить и упорядочить эти процессы и потому в будущем планирую развивать свои методы оптимизации. Могу сказать, что с некоторыми моими коллегами из смежных организаций я уже поделилась своей методикой, и теперь она, так сказать, проходит бета-тестирование. Как автор я вижу моменты, которые еще можно усовершенствовать, но и в таком виде методика получила много положительных отзывов, что очень приятно.